Für Steuerberater und ihre Mandanten
Die digitale Arbeits- und Kommunikationsplattform
- Eine Lizenz pro Kanzlei für alle Mitarbeiter und Mandanten
- Zuweisung von Aufgaben, Dokumenten und Terminen
- Einlesen und Verarbeiten von E-Rechnungen
- Dokumentenaustausch mit Unterschriftfunktion
- DATEV-Schnittstellen zu DUO und MS
- Keine nutzungsabhängigen Kosten
- U.v.m.
Belegzentrale
Die Plattform für digitale Buchführung, Effizienz, Sicherheit und Komfort
-
Flexibilität
Alle Mitarbeiter und Mandanten können von überall auf die Belegzentrale zugreifen, was ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht. -
Zeitersparnis
durch automatisierte Prozesse, wie den Beleg-Upload und die intuitive Belegverwaltung -
Effiziente Kommunikation
Nachrichten und Dokumente können direkt in der Belegzentrale ausgetauscht werden, was die Kommunikation erleichtert und beschleunigt. -
Verstärkte Mandantenbindung
Durch Zeitersparnis und effiziente Kommunikation, lässt sich der Fokus besser auf die Betreuung der Mandanten legen. -
Datenmigration
Ermöglicht einen reibungslosen Übergang des Mandantenregisters in die Belegzentrale
Funktionsweise
Die Plattform für digitale Buchführung, Effizienz, Sicherheit und Komfort
Kanzleiseitig
- Anlegen von beliebig vielen Mandanten und Mitarbeitern
- Zuweisung von Aufgaben, Dokumenten, Terminen und Nachrichten
- Dokumente wie Lohnsteuerauswertungen, BWAs, Checklisten, Formulare und Nachrichten werden zum Download bereitgestellt
- Belege, Dokumente und E-Rechnungen werden verarbeitet
- Die Belegzentrale wird als Belegarchiv zur Verfügung gestellt
Mandantenseitig
- Zugewiesene Aufgaben, Termine und Dokumente werden direkt im Dashboard angezeigt
- Dokumente werden zum Herunterladen, Bearbeiten, Unterschreiben und zum Drucken bereitgestellt
- E-Rechnungen und Belege werden direkt an die Kanzlei oder an DATEV gesendet
- Belege werden mit der Beleg anbei App auch in die Belegzentrale hochgeladen
Was ist neu?
Neue Funktionen
Chat
Mit dem neuen integrierten Chat-Modul erweitert die Belegzentrale ihre Funktionalität um eine leistungsstarke, sichere und intuitive Kommunikationslösung – für die direkte, datenschutzkonforme Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandant sowie innerhalb des Kanzleiteams.
Konfigurierbares Dashboard
Das Dashboard ist jetzt individuell anpassbar, sodass Sie die für Sie wichtigsten Informationen und Funktionen auf einen Blick sehen. Sie können Widgets hinzufügen, verschieben oder entfernen, um Ihre Arbeitsoberfläche optimal zu gestalten.
Upload von E-Rechnungen
Sie können jetzt elektronische Rechnungen direkt in der Belegzentrale hochladen und weiterverarbeiten. Dies spart Zeit und ermöglicht eine reibungslose Übertragung der E-Rechnungen an die entsprechenden Systeme.
Allgemeine Downloads
Mit der neuen Funktion für allgemeine Downloads können Sie wichtige Dokumente und Dateien für alle oder ausgewählte Mandanten bereitstellen. Mandanten können diese dann direkt aus der Belegzentrale herunterladen.
Bearbeitung von E-Mail-Templates
Die Belegzentrale ermöglicht es Ihnen nun, E-Mail-Vorlagen für verschiedene Kommunikationsanlässe selbst zu gestalten und zu speichern. So können Sie wiederkehrende Nachrichten effizienter versenden und an Ihr Corporate Design anpassen.
Aufgabenverwaltung
Mit der neuen Aufgabenfunktion können Sie Ihre täglichen Aufgaben direkt in der Belegzentrale verwalten. Aufgaben lassen sich Mandanten zuordnen und können mit Fälligkeitsterminen, Prioritäten und Erinnerungen versehen werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in der Kanzlei und verbessert den Überblick über anstehende Aufgaben.
Mandanten-News
Über die Mandanten-News können Sie wichtige Informationen und Neuigkeiten direkt an Ihre Mandanten kommunizieren. Diese Nachrichten werden innerhalb der Belegzentrale angezeigt, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre Mandanten über alle wichtigen Themen informiert sind.
Mandantenansicht
Sie haben die Möglichkeit, sich als Mandant in das System einzuloggen, um die Benutzeroberfläche und die Funktionen aus der Perspektive Ihrer Mandanten zu sehen. Dies erleichtert die Betreuung und den Support Ihrer Mandanten, da Sie genau nachvollziehen können, was sie sehen und wie sie die Plattform nutzen.
Erweiterte Funktionen
Dokumententausch mit Unterschriftsfunktion
Der Dokumententausch wurde um die Möglichkeit erweitert, Dokumente mit einer digitalen Unterschrift zu versehen. Diese Funktion erleichtert die rechtssichere Unterzeichnung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten direkt in der Belegzentrale. Mit einem Tablet direkt mit dem Finger unterschreiben.
Mehrere Benutzer pro Mandant
Sie können jetzt für jeden Mandanten mehrere Benutzer anlegen, die jeweils individuelle Zugriffsrechte haben. So können Sie Mandanten mit mehreren Ansprechpartnern gezielt die passenden Zugriffsrechte für bestimmte Bereiche und Funktionen der Belegzentrale zuweisen.
Kategorien mit drei Ebenen
Die Kategorisierung von Dokumenten und Belegen ist jetzt flexibler. Sie können Kategorien in bis zu drei Ebenen unterteilen und diese frei sortieren. Dies erleichtert eine strukturierte Ablage und ein schnelleres Wiederfinden von Dokumenten.
Referenzen
Was sagen Nutzer zur Belegzentrale?
Die mit der Belegzentrale eingesparte Zeit kommt unseren Mandanten in Form von ausführlichen Gesprächen, Telefonaten und umfassenden Beratungen zugute.
Martin Michael Dort, Steuerberater
Auf meinem Weg zu einer vollständig digitalisierten Kanzlei habe ich nach einer Lösung gesucht, die den normalen Austausch über Mail ersetzt und zugleich noch weitere Möglichkeiten bietet, mit Mandanten direkt und unkompliziert zu kommunizieren. Hierbei habe ich mich schon von Anfang an dazu entschieden, die Belegzentrale zu nutzen.
Zum einen bietet die Belegzentrale mir eine Art Cloudspeicher, der es mir ermöglicht Dokumente datenschutzkonform außerhalb der gängigen Austauschmedien (GoogleDrive/ OnDrive) auszutauschen. Des Weiteren bietet die Belegzentrale neben dem klassischen Austausch auch noch die Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen und so meinen Mandanten einen durchgängigen und medienbruchfreien digitalen Prozess zu ermöglichen.
Alles in allem entsteht somit ein individueller, blitzschneller sowie exklusiver Austausch zwischen mir und meinen Mandanten. Für mich ein optimales und effizientes Tool in meiner jetzt vollständig digitalisierten Kanzlei.
Christian Veith, VTAX Steuerberater
Wir sind eine Steuerberatungskanzlei, die ausschließlich auf digitale Abläufe setzt und arbeiten nunmehr seit mehreren Jahren erfolgreich mit der Belegzentrale sowie der Handy-APP.
Sowohl Mitarbeiter als auch Mandanten schätzen die Möglichkeit, aufgrund der durchdachten und selbsterklärenden Handhabung, schnell, einfach und trotzdem effektiv miteinander kommunizieren zu können.
Die Belegzentrale ist für uns ein unverzichtbarer Partner im Kanzleialltag geworden, den wir nicht mehr missen möchten.
Dr. André Justus, Kanzlei Dr. Justus
Funktionsumfang im Detail
Nachfolgend finden Sie alle Funktionen der Belegzentrale auf einen Blick – der Übersichtlichkeit wegen nach Mandanten- und Kanzleiseite getrennt.
Kanzleiseite
Mandantenseite
Die Belegzentrale bietet Mandanten ein effizientes und intuitives Werkzeug für den digitalen Austausch von Belegen, Dokumenten und wichtigen Informationen mit ihrer Steuerkanzlei. Erfahren Sie die zahlreichen Funktionen, die Ihnen eine reibungslose und sichere Verwaltung Ihrer Belege ermöglichen:
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Beleg-Upload und -Verwaltung
- Beleg-Upload per Drag & Drop: Laden Sie Ihre gescannten Belege und Dokumente ganz einfach per Drag&Drop in die Belegzentrale hoch. Unterstützte Dateiformate sind PDF, JPG, TIF, Word und Excel.
- Mobile Belegübertragung: Haben Sie keinen Scanner zur Hand? Kein Problem. Nutzen Sie Ihr Smartphone, um größere Mengen an Belegen direkt in die Belegzentrale zu laden. Besonders praktisch für unterwegs oder für Mandanten ohne Zugriff auf Scanner.
- Automatische Duplikaterkennung: Das System erkennt automatisch doppelte Belege und verhindert so Mehrfacheinreichungen, was die Bearbeitung beschleunigt.
- Archivierung von Belegen: Für bereits versendete Belege wird ein Archiv erstellt, sodass Sie jederzeit auf vergangene Transaktionen zugreifen können. Diese Beleg-Historie (ehem. Archiv) bietet volle Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
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Beleganzeige und -bearbeitung
- Dokumentenanzeige in Echtzeit: Alle hochgeladenen Belege werden automatisch geöffnet, können sofort angesehen, kommentiert, kategorisiert oder gelöscht werden. Dies spart Zeit und bietet maximale Kontrolle über Ihre Dokumente.
- Individuelle Kategorisierung: Falls von der Kanzlei freigeschaltet, können Sie Ihre Belege in bis zu drei Ebenen kategorisieren und sortieren. Das erleichtert das Wiederfinden und sorgt für eine klare Struktur.
- Kommentare hinzufügen: Fügen Sie zu Ihren Belegen persönliche Anmerkungen oder Hinweise hinzu, die für die Bearbeitung oder den Austausch mit der Kanzlei hilfreich sind.
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Dokumentenaustausch mit der Kanzlei
- Empfang von Kanzleidokumenten: Erhalten Sie wichtige Dokumente wie Lohnsteuerabrechnungen, BWAs, Formulare oder Nachrichten direkt von Ihrer Kanzlei. Diese stehen zum Download bereit und können jederzeit eingesehen und bearbeitet werden.
- Sichere Übertragung: Alle Belege und Dokumente werden sicher und DSGVO-konform übertragen, sodass Ihre Daten stets geschützt sind.
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Chat
- Schneller Kontakt zur Kanzlei: Mandanten können unkompliziert Rückfragen stellen, Dokumente kommentieren oder auf Nachrichten reagieren – direkt im Chat.
- Benachrichtigungen in Echtzeit: Neue Nachrichten werden mandantenseitig direkt im Dashboard angezeigt.
- Bessere Übersicht: Alle bisherigen Konversationen bleiben für beide Seiten dauerhaft nachvollziehbar archiviert.
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Digitale Unterschrift und rechtssichere Kommunikation
- Digitale Unterschriften: Unterzeichnen Sie Dokumente direkt in der Belegzentrale – ganz ohne Papier. Dies ist sowohl am Computer als auch auf mobilen Geräten möglich. Besonders komfortabel: Sie können Dokumente auch über Ihr Tablet digital und rechtssicher unterzeichnen. Dies ermöglicht eine schnelle und reibungslose Abwicklung von Verträgen oder wichtigen Unterlagen.
- Dokumentenaustausch und Nachrichten: Ihre Kanzlei kann Ihnen nicht nur Belege, sondern auch Nachrichten und Aufgaben zuweisen, die Sie direkt in Ihrem Dashboard sehen und bearbeiten können.
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Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
- Zugriff von überall: Sie haben jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf Ihre Belege und Dokumente – ob am Computer, Tablet oder Smartphone. Dadurch können Sie flexibel agieren und behalten stets den Überblick.
- Verschiedene Ansichtsmodi: Wählen Sie aus verschiedenen Ansichtsmodi, um die Darstellung Ihrer Belege nach Ihren persönlichen Präferenzen anzupassen.
- Mandantenansicht: Sie können sich die Plattform auch aus der Sicht Ihrer Kanzlei anzeigen lassen, um die Übersicht zu behalten und den Austausch zu erleichtern.
Die Belegzentrale bietet Steuerkanzleien eine umfassende und flexible Plattform, um die Zusammenarbeit mit Mandanten effizienter, sicherer und komfortabler zu gestalten. Die Plattform ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller relevanten Dokumente und Aufgaben sowie die einfache Kommunikation zwischen Kanzlei und Mandanten.
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Verwaltung von Mandanten und Aufgaben
- Unbegrenzte Mandanten- und Benutzerverwaltung: Legen Sie beliebig viele Mandanten und Mitarbeiter an. Jeder Mandant erhält einen persönlichen Zugang zur Belegzentrale, über den er seine Dokumente hochladen, einsehen und verwalten kann.
- Zuweisung von Aufgaben und Terminen: Weisen Sie Mandanten spezifische Aufgaben, Dokumente oder Fälligkeiten zu und halten Sie sie durch automatische Erinnerungen auf dem Laufenden. Die integrierte Aufgabenverwaltung bietet eine klare Übersicht über anstehende To-dos, Prioritäten und Fristen.
- Mandanten-News: Kommunizieren Sie wichtige Nachrichten oder steuerliche Updates direkt über die Belegzentrale. Mandanten werden durch das Dashboard über Neuigkeiten informiert, sodass keine wichtigen Informationen übersehen werden.
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Dokumentenmanagement und Verarbeitung
- Dokumentenverarbeitung und Archivierung: Verarbeiten und archivieren Sie Belege, Dokumente und E-Rechnungen, die direkt von Ihren Mandanten hochgeladen werden. Sie haben jederzeit Zugriff auf alle Belege und können diese effizient verwalten.
- Digitale Unterschrift: Ermöglichen Sie Mandanten, Dokumente rechtssicher digital zu unterzeichnen. Dies beschleunigt die Kommunikation und sorgt für reibungslose Abläufe ohne Papier.
- Automatische Archivmigration: Bestehende Belegarchive werden automatisch in die Belegzentrale migriert, sodass keine Daten verloren gehen und Sie sofort mit der digitalen Verwaltung starten können.
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E-Rechnungen und DATEV-Anbindung
- Einlesen und Verarbeiten von E-Rechnungen: E-Rechnungen können direkt in die Belegzentrale hochgeladen und weiterverarbeitet werden. Dies spart Zeit und vereinfacht den Buchführungsprozess erheblich.
- DATEV-Schnittstellen: Die Belegzentrale ist nahtlos mit den DATEV-Anwendungen (UO und MS) verknüpft, was den Austausch von Daten und Belegen deutlich vereinfacht. Der bidirektionale Datenaustausch sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit mit Ihrer DATEV-Umgebung.
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Chat
- Direkte Kommunikation mit Mandanten: Stellen Sie Rückfragen zu Belegen oder Aufgaben direkt im Chat. Alle Nachrichten sind Mandanten- oder belegbezogen nachvollziehbar dokumentiert.
- Interner Austausch: Auch die Kommunikation zwischen Kanzleimitarbeitern ist über den Chat möglich – ob zu Mandantenanliegen oder zur internen Abstimmung.
- Mandantenbezogene Konversationen: Chats sind einzelnen Mandanten zugeordnet und werden zentral innerhalb der Belegzentrale archiviert.
- Datenschutzkonform: Der gesamte Nachrichtenverkehr erfolgt verschlüsselt und vollständig DSGVO-konform.
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Individuell anpassbares Dashboard
- Konfigurierbares Dashboard: Passen Sie Ihr Dashboard an Ihre Bedürfnisse an, indem Sie Widgets hinzufügen, verschieben oder entfernen. Dies ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Informationen und Aufgaben auf einen Blick zu sehen und Ihre Arbeitsweise zu optimieren.
- Mandantenansicht: Wechseln Sie jederzeit in die Mandantenansicht, um zu sehen, wie Ihre Mandanten die Plattform nutzen. Dies erleichtert den Support und die Betreuung, da Sie die Benutzeroberfläche aus deren Perspektive erleben können.
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Erweiterte Funktionen für mehr Flexibilität
- Allgemeine Downloads: Stellen Sie wichtige Dokumente oder Formulare für alle oder ausgewählte Mandanten zum Download bereit. Ihre Mandanten können diese Dateien direkt aus der Belegzentrale herunterladen.
- Mehrere Benutzer pro Mandant: Für Mandanten mit mehreren Ansprechpartnern können Sie individuelle Zugriffsrechte vergeben. So stellen Sie sicher, dass jede Person nur auf die für sie relevanten Bereiche zugreifen kann.
- Dreistufige Kategorisierung: Organisieren Sie Ihre Dokumente und Belege strukturiert in bis zu drei Ebenen. Dies erleichtert eine übersichtliche Ablage und ein schnelles Wiederfinden von wichtigen Unterlagen.
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